Dashboard maken met AI: bouw je eigen interne tool

Een dashboard is een scherm waarop je in één oogopslag ziet hoe het gaat: omzet deze maand, openstaande bestellingen, voorraad die bijna op is. Een interne tool gaat een stap verder. Daarmee doe je ook iets, zoals een planning invullen, een order afhandelen of een klant opzoeken.

Veel ondernemers en teams doen dit nu met spreadsheets. Dat werkt, tot het bestand te groot wordt, meerdere mensen tegelijk aan het werk zijn of er formules sneuvelen. Een eigen tool lost dat op, en met AI hoef je daar geen programmeur meer voor in te huren.

• omzet

  Omzetoverzicht

  Grafieken van je omzet per week, maand of product, met een vergelijking met vorig jaar. Je ziet direct welke producten goed lopen.

• voorraad

  Voorraadbeheer

  Een lijst van je producten met de actuele voorraad, en een melding als iets onder een minimum komt.

• planning

  Planning en roosters

  Een overzicht van wie wanneer werkt of welke klus wanneer gepland staat, dat het hele team kan bekijken en aanpassen.

• klanten

  Klantenoverzicht

  Een eenvoudig systeem met klantgegevens, notities en de status van offertes, afgestemd op hoe jij werkt.

De makkelijkste start is een export van je bestaande spreadsheet als CSV-bestand: een eenvoudig tekstbestand met je gegevens in kolommen. Dat bestand geef je aan de AI, met de vraag er een overzicht of grafiek van te maken. Zo zie je snel of het dashboard laat zien wat je nodig hebt.

Wil je dat de tool steeds actuele cijfers toont, dan zet de AI je gegevens in een database. Dat is een opslagplaats waarin je tool gegevens bewaart en ophaalt. Vanaf dat moment werk je in je tool in plaats van in de spreadsheet. Je kunt de AI ook een knop laten bouwen om nieuwe gegevens te importeren of juist te exporteren naar Excel.

Werk je met een boekhoudpakket of kassasysteem, dan kun je soms gegevens rechtstreeks ophalen via een API: een aansluiting waarmee programma's met elkaar praten. Vraag de AI of jouw systeem zo'n koppeling heeft.

1. 1

   Bepaal welke vraag je wilt beantwoorden

   Bijvoorbeeld: welke producten moet ik deze week bijbestellen? Eén duidelijke vraag levert een beter dashboard op dan alles tegelijk.

2. 2

   Maak een kopie van je gegevens

   Werk met een export of een testversie, zodat je echte bestanden niet per ongeluk worden aangepast.

3. 3

   Laat de AI een eerste versie maken

   Beschrijf welke cijfers en grafieken je wilt zien. Test de tool lokaal op je eigen computer met npm run dev, met een online database zoals Prisma Postgres voor de cijfers.

4. 4

   Controleer de cijfers

   Vergelijk een paar uitkomsten met je spreadsheet. Kloppen de totalen? AI kan rekenfouten maken, dus deze stap sla je nooit over.

5. 5

   Breid stap voor stap uit

   Voeg filters, meldingen of invulschermen toe. Laat telkens één ding bouwen en test het voordat je verdergaat.

6. 6

   Deel het met je team

   Zet de tool online met een inlogscherm, zodat alleen jouw team erbij kan.

• Zet een inlog op je tool. Bedrijfscijfers en klantgegevens horen niet open op internet te staan.
• Werk met de minimale gegevens die je nodig hebt. Persoonsgegevens van klanten vallen onder de privacywetgeving.
• Maak regelmatig een back-up van je database.
• Bewaar wachtwoorden en sleutels niet in je code, maar in een apart instellingenbestand.
• Vraag de AI je code te controleren op veiligheidsproblemen voordat je de tool deelt.

Er zijn veel standaardpakketten voor dashboards en planning. Die zijn handig als je werkwijze past bij wat het pakket kan. Vaak moet je je werkwijze juist aanpassen aan de software, of betaal je voor functies die je nooit gebruikt.

Met een zelfgebouwde tool draai je dat om. De tool doet precies wat jij nodig hebt, met de woorden en stappen die jouw team gebruikt. Verandert je werkwijze, dan pas je de tool aan door het de AI te vragen.