Eigen CRM maken met AI: zo bouw je een klantensysteem

CRM staat voor customer relationship management: het bijhouden van je contacten met klanten en mogelijke klanten. In de praktijk is een CRM een slimme klantenlijst. Je ziet wie je kent, wat je met ze besproken hebt en wanneer je ze weer moet bellen.

Veel zzp'ers en kleine bedrijven doen dit nu in een spreadsheet, in hun mailbox of in hun hoofd. Dat werkt tot je een paar keer vergeet iemand terug te bellen. Een eenvoudig eigen CRM lost precies dat op, zonder alle functies die je toch niet gebruikt.

Dit zijn de bouwstenen. Met de eerste drie heb je al een bruikbaar systeem.

• basis

  Klantenlijst

  Bedrijven en contactpersonen met naam, e-mail, telefoon en een paar eigen velden, zoals branche of hoe je ze hebt leren kennen.

• basis

  Notities en contactmomenten

  Per klant een tijdlijn: wat je besprak, wanneer en wat de afspraak was.

• basis

  Opvolgacties

  Taken met een datum, zoals offerte nabellen op dinsdag. Op je startscherm zie je wat er vandaag moet gebeuren.

• verkoop

  Pijplijn

  Lopende kansen in kolommen zoals eerste gesprek, offerte verstuurd, onderhandeling en gewonnen. Je sleept een kans naar de volgende fase.

• overzicht

  Zoeken en filteren

  Snel een klant terugvinden, of alle klanten zien die je al drie maanden niet gesproken hebt.

• import

  Importeren uit een spreadsheet

  Je bestaande klantenlijst in één keer inlezen, zodat je niet opnieuw hoeft te beginnen.

In de cursus werk je met Claude Code, bewaar je gegevens in Prisma Postgres en bewaar je je code op GitHub.

1. 1

   Beschrijf je verkoopproces

   Hoe komt een klant binnen, welke stappen volgen er en wanneer is een deal rond? Schrijf de fases van je pijplijn op in je eigen woorden.

2. 2

   Begin met de klantenlijst

   Vraag Claude Code om een database met klanten en contactpersonen, en een pagina om ze toe te voegen, te bewerken en te zoeken.

3. 3

   Voeg notities en acties toe

   Per klant een tijdlijn met notities, en taken met een datum. Laat een startscherm bouwen met de acties van vandaag en de acties die over tijd zijn.

4. 4

   Bouw de pijplijn

   Kolommen per fase met kaartjes die je kunt verslepen. Laat bij elke kans een verwachte waarde en een datum opslaan.

5. 5

   Importeer je bestaande gegevens

   Exporteer je spreadsheet als CSV-bestand, een eenvoudig tekstformaat voor tabellen, en laat de AI een import bouwen. Controleer daarna steekproefsgewijs of alles goed is overgekomen.

6. 6

   Beveilig en zet online

   Zet het CRM achter een login, regel back-ups en zet het online. Gebruik je het met meerdere mensen, geef dan iedereen een eigen account.

Zelf bouwen is een goed idee als:

• je werkwijze afwijkt van het standaard verkoopproces, bijvoorbeeld als je met projecten, leden of deelnemers werkt in plaats van met deals;
• je maar een handvol functies nodig hebt en de rest je alleen in de weg zit;
• je het CRM wilt combineren met andere eigen tools, zoals je offertetool of boekingssysteem;
• je wilt leren hoe zo'n systeem werkt, zodat je het zelf kunt aanpassen.

Een bestaand CRM is meestal handiger als:

• je met een verkoopteam werkt dat rechten, rapportages en een mobiele app nodig heeft;
• je veel koppelingen wilt met mail, agenda, telefonie en marketingtools;
• je geen tijd hebt voor onderhoud, back-ups en beveiliging;
• je gewoon morgen wilt beginnen.

Namen, telefoonnummers en notities over gesprekken zijn persoonsgegevens. Onder de AVG moet je die goed beveiligen en mag je ze niet langer bewaren dan nodig. Zet je CRM dus altijd achter een login, gebruik een beveiligde verbinding en schrijf in notities alleen wat zakelijk relevant is.

Vraag Claude Code om een functie waarmee je een contact volledig verwijdert, inclusief notities. Als iemand vraagt om zijn gegevens te wissen, kun je dat dan direct doen. Regel ook een vaste back-up, want een CRM zonder back-up is een risico voor je hele bedrijf.